Регламент бизнес-процессов

Роль документов в коммерческой организации: Такое мнение сложилось во время появления первых российских систем делопроизводства, ориентированных на государственные учреждения и крупнейшие государственные предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления ДОУ в государственных учреждениях и компаниях. Одними из лучших российских систем, рассчитанных на решение этих задач, являются программные продукты компаний"Интер-Траст", и"Электронные офисные системы ЭОС". В этих организациях их еще иногда называют"фабриками бумаг" генерируется огромное количество документов, которые необходимо хранить длительный период времени по определенным правилам, поэтому возникает потребность в еще одном специализированном решении - электронном архиве. Подобные системы установлены также и во многих коммерческих компаниях. Вопрос заключается в том, насколько они соответствуют процедурам управления, принятым в коммерческих организациях, и существуют ли в них процессы, связанные с обработкой документов, поддержка которых этими системами недостаточно эффективна. Коммерсанты подходят к работе с документами гораздо более практично. Они считают их неизбежным злом, без которого, к сожалению, невозможна их деятельность.

Документооборот

Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой. Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно. В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией.

ускоряет бизнес-процессы; обеспечивает прозрачность взаимодействия и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, с автоподстановкой реквизитов, графические схемы бизнес-процессов.

Быстрый поиск дает возможность найти необходимый документ по системному или регистрационному номеру, по краткому описанию, дате создания или пользователях, участвующих в ходе исполнения документа. Управления отчетами Система позволяет подключать и создавать любые форматы отчетов по данным, содержащимся в СЭД. Администратор может настроить параметры доступа к разным видам отчетов для каждого пользователя системы.

Также существует возможность настроить доступ к отчету в рамках конкретного типа документа. Внутренняя коммуникация Для эффективной коллективной работы над документами в систему включен модуль обмена мгновенными сообщениями с функцией голосовых сообщений. Для каждого документа по умолчанию формируется групповое обсуждение, что позволяет вести коммуникацию через единый канал.

Автоматизация делопроизводства и документооборота

Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации: Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.

Традиционная организация работы служб делопроизводства таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций: Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе Обобщенная схема бизнес-процессов, реализуемых на предприятии (рис.

Кадровое делопроизводство Любой бизнес - это не только цели, задачи и достижение поставленного результата, но и правильное оформление всех этапов хозяйственной деятельности компании с точки зрения соответствия Законодательству Республики Беларусь. Это касается не только экономических операций, но и делопроизводства и кадрового делопроизводства. Порой ошибки в оформлении сотрудников и в ведение отчетности по ним, а так же нарушения в части ведения делопроизводства в компании приводят к снижению того финансово-экономического результата, к которому долго и кропотливо шла вся компания.

Как обезопасить бизнес в такой ситуации? Да, можно нанять штатного кадровика и делопроизводителя, которым нужно платить немаленькую заработную плату, и которые, к сожалению, не несут никакой ответственности перед государственными инстанциями, которые при проверке выставят штрафы компании. А можно обратиться за квалифицированной помощью в компанию, которая не только будет правильно вести Ваше кадровое делопроизводство, но и будет нести ответственность за этот процесс перед проверяющими инстанциями.

Что такое делопроизводство и кадровое делопроизводство и можно ли на них закрывать глаза? Поставленная система делопроизводства и кадрового делопроизводства включает в себя: Инструкцию по делопроизводству внутри компании ЛНПА ; 2. Положение о каждом структурном подразделении компании; 3.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

То же самое можно сказать и о профессиональной управленческой деятельности. Работники изо дня в день, из месяца в месяц, из года в год выполняют одни и те же обязанности в отдельных случаях с небольшой долей вариативности. Таким образом, мы становимся заложниками стереотипов, не представляя, как что-то можно изменить, и боимся вообще любых перемен, потенциально чувствуя в них угрозу для себя.

Тем не менее, разного рода изменения в управленческой сфере все-таки происходят, хотя достаточно медленно и в небольших объемах. Периодически некоторые процессы управления совершенствуются. Например, устраняются дублирующие функции, сокращается стоимость работ, повышается согласованность в действиях участников процессов и т.

Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации Автоматизация с помощью механизма WorkFLow бизнес- процессов внутри Структурная схема такой системы приведена на рис. 3.

Актуальность цели и задач исследования во введении курсового проекта, суть и особенности, а также готовый образец плана, содержания и возможность бесплатно скачать пример. Сегодня практически на каждом предприятии документооборот происходит с помощью бумажных пакетов документов и внутренних баз данных отделов на основе разрозненных и не связанных документов и . Каждый этап не синхронизирован и в делопроизводстве имеются значительные потери бумажных носителей.

При этом многие бумажные носители делаются по не регламентированным предприятием формам, а на усмотрение автора документа. Другими словами, актуальность автоматизации документооборота в курсовой работе обусловлена разрозненным документооборотом на большинстве существующих предприятий и необходимостью повышения эффективности работы предприятий и организаций в части делопроизводства. Для более глубокого понимания сути в данной статье представлены рекомендации по написанию таких тем курсовых работ по документообороту, пример которых приведен в таблице ниже.

Курсовая работа:

ТЯЖЕЛАЯ ПРОМЫШЛЕННОСТЬ И МЕТАЛЛУРГИЯ

Поэтому для получения отдачи от применения систем документооборота повышение эффективности бизнес-процессов , необходимо использовать специальные технологии, которые обеспечивают процессы создания, управления, обработки, распространения и хранения электронных документов, а также позволяют автоматизировать бизнес-процессы с их участием. Классический документооборот обеспечивает автоматизацию документооборота основных и вспомогательных бизнес-процессов.

Центральным звеном системы является хранилище, куда помещаются электронные версии документов. Таким образом, обеспечивается полнотекстовый поиск, контроль версий, разграничение прав доступа и возможность групповой работы. Такие системы документооборота позволяют быстро создавать документ, назначать маршруты согласования и утверждения документа и рассылать его непосредственным исполнителям.

Использование -приложений обеспечивает сотрудникам безопасный доступ, проектное управление и работу с документами и п вне офиса через Интернет, например в командировке или дома.

Но чаще процесс согласования стараются ускорить за счет и документ везде, где это позволяют бизнес-процессы, направляется на рассмотрение сразу При настройке схемы движения документов следует максимально.

Организация документооборота в организации Виды документных потоков Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же. Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения. Первая классификация горизонтальные потоки возникают между отделам одного уровня ; вертикальные потоки возникают межу отделам разных уровней ; восходящие бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим ; нисходящие документы от руководящих структур движутся к подчиненным.

Вторая классификация входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников; исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации; внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации. Этапы документооборота в организации Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов: Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение.

Автоматизация водоканалов

В числе таких направлений — финансовый документооборот. Но далеко не везде четко выстроены процессы их получения, согласования и оплаты. Это приводит к потерям документов, нарушению расчетно-платежной дисциплины и отрицательно сказывается на рентабельности предприятия.

Документы являются обязательным атрибутом бизнес-процессов • делопроизводство предназначено для автоматизации Схемы разные нужны.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Мы не будем говорить о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации.

Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег. Создание и учет документов Какие бланки вам нужны? Напомним, что минимальный набор бланков организации — это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем.

Компоненты системы

ВИДЕО На базе платформы возможно создание системы электронного документооборота, воплощающей в себе потребности в автоматизации процессов делопроизводства как небольших коммерческих компаний, так и крупных холдингов с разветвленной структурой или организаций госсектора. Платформа обеспечивает надежное функционирование и гибкие настройки конфигурации СЭД, адаптированной под специфику конкретного заказчика.

Ускорение документооборота в 20 раз сократить время передачи документов между подразделениями Эффективный контроль бизнес-процессов ускорить процесс принятия решений по документам и эффективно контролировать их исполнение Цели создания: Веб-интерфейс для работы на персональных компьютерах:

Бизнес-процессы в страховании, схема бизнес-процессов в страховании, Делопроизводство. Делопроизводство. Данная страница находится в стадии .

Ход проекта В рамках проекта автоматизированы основные процессы документационного обеспечения управленческой деятельности — работа с входящими письмами, работа с исходящими письмами, работа с организационно-распорядительными документами приказы, распоряжения, протоколы , работа с внутренними документами служебные записки, реестры описи , заявки. Настроены виды документов, автозаполняемые шаблоны документов, правила согласования отдельных видов документов.

Подготовлены инструкции пользователей, с учетом адаптации к специфике работы предприятия, что не входило в организационные рамки проекта. Специфика проекта Территориальная распределенность. Подразделения имеют функциональную централизацию с региональным присутствием. Ряд служб, обеспечивающих кадровый и бухгалтерский учет, находятся на аутсорсинге. Настройка регламентов позволила сделать жизненный цикл документа непрерывным; Создание виртуальных подразделений.

Для систематизации и унификации регламентов настроена организационная структура Общества с учетом территориального распределения. Удаленное обучение. Проектные ограничения Частичный охват пользователей из Отсутствие интеграции с системой управления персоналом в рамках реализации проекта Миграция исторических данных из действующей на период старта проекта не предусмотрена Проектные решения и инструкции пользователя не разрабатываются Функциональные рамки подразумевают стандартный функционал, реализуемый посредством настроек и модификаций Итоги проекта Охват пользователей на момент перехода в промышленную эксплуатацию — человек.

На текущий момент количество пользователей увеличилось до чел. План развития системы в рамках пост-проектной деятельности Автоматизация и настройка дополнительных видов документов для отдельных бизнес-процессов проектная деятельность, деятельность комиссий и комитетов и др.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании?